Assistente Administrativo(a)

DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES TÍPICAS DO CARGO
• Assessorar Direcções: Administrar agenda pessoal das direcções; despachar com as Direcções indicadas; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir encaminhamento de documentos; assistir à Direcção em reuniões;
• Tratar documentos: Registrar a entrada e saída de documentos; triar, conferir e distribuir documentos; verificar documentos conforme normas; conferir facturas; identificar irregularidades nos documentos; conferir cálculos; classificar documentos, segundo critérios pré-estabelecidos; arquivar documentos conforme procedimentos.
• Preparar documentos, relatórios, formulários e planilhas: Secretariar reuniões e outros eventos, Redigir documentos utilizando redacção oficial; Analisar dados; elaborar planilhas de cálculos; desenvolver organogramas, fluxogramas e cronogramas; efectuar cálculos; elaborar correspondência; apoiar na elaboração de documentos; Utilizar recursos de informática; Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.
• Acompanhar processos administrativos: Verificar prazos estabelecidos; localizar processos; encaminhar protocolos internos; actualizar cadastros; validar actos; expedir todo tipo de correspondência; efectuar o levantamento de necessidades de materiais para o escritório; controlar execução de serviços gerais
• Organizar eventos e viagens: Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; enviar convites e convocatórias; confirmar presenças; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar hospedagem, passagens e documentação legal (passaporte, vistos).

PERFIL E REQUISITOS
• Ensino Superior Completo (Preferencial);
• Idade superior a 30 anos;
• Experiência mínima comprovada de 3 anos
• Bons conhecimentos de inglês;
• Excelentes conhecimentos informáticos;
• Orientação para objectivos;
• Boa capacidade de comunicação e orientação para o cliente;
• Capacidade analítica;
• Capacidade de liderança, coordenação e qualidade de equipas; e
• Flexibilidade de horário.