Como começar uma reunião de trabalho

Para que uma organização funcione em condições é fundamental que hajam reuniões com o propósito de recolher informações sobre processos operacionais, comunicação de mudanças, discussão sobre novos projectos, obtenção de feedback, andamento, avaliação e informações gerais a empresa ou colaboradores, etc.

Infelizmente nem sempre uma reunião de trabalho é encarada de maneira positiva por parte dos colaboradores, porque têm muitas tarefas para executar ou acreditam que não vai ser produtiva. É comum ver em reuniões uma sala silenciosa e com os funcionários pouco dispostos a participar. Em muitos casos, a reunião costuma-se ser um monólogo, onde apenas o gestor tem a palavra.

Neste artigo iremos abordar algumas formas de como deve começar uma reunião de trabalho:

 

– Fale nos objectivos da reunião: para iniciar a reunião de trabalho primeiramente deve dizer aos seus colaboradores qual é o motivo da reunião. Os participantes precisam saber porque foram chamados para a reunião e isto ajuda a mantê-los envolvidos.

 

– Faça perguntas: uma das formas de envolver os seus funcionários para participarem na reunião é fazendo perguntas. Pode perguntar-lhes sobre a sua opinião do tema que está a ser discutido, qual o ponto de situação actual dos projectos que têm em mãos, etc.

 

– Peça para participar: é fundamental deixar os funcionários à vontade para participarem na reunião. Comece por pedir-lhes que falem do que está correr bem, para começar a contextualizar o assunto da reunião e iniciar a reunião de uma forma positiva (o objectivo é que ela continue e acabe da mesma forma: positivamente). O feedback dos colaboradores é muito importante.

 

– Dê bons exemplos: uma das formas de começar uma reunião com chave de ouro é mencionar um dado positivo desconhecido dos participantes. Comunicar o que está a ser bem feito é uma forma de motivar os colaboradores.

 

– Conte uma história: uma outra forma muito recomendada para começar uma reunião é contar uma história pessoal relevante para o objectivo da reunião. Pode contar um episódio de sucesso na sua experiência profissional ou histórias interessantes de outras pessoas de sucesso relacionadas com o ramo. O essencial é captar a atenção dos ouvintes e manter o interesse e a motivação destes.

 

Esperamos que estas dicas lhe sejam úteis. Tenha mais alguma dica que seja útil para começar uma reunião. Partilhe nos comentários. Caso tenha interesse em outras dicas para o seu dia-a-dia no trabalho, veja a nossa secção “Mundo Trabalhista“.


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